डबल काउंटिंग क्या है, और अपने वित्त में इससे कैसे बचें?

यदि आपने पहले कुछ लेखा-जोखा किया है, तो आपने शायद दोहरी गिनती के बारे में सुना होगा। इसका अर्थ है एक ही उत्पाद या व्यय के मूल्य को एक से अधिक बार गिनना। आपको प्रत्येक व्यय के लिए सटीक मात्रा का उपयोग करना चाहिए। हर एक चालान को सही ढंग से दिनांकित किया जाना है। डबल काउंटिंग वह मुद्दा है जो आय की गणना करते समय हुआ। जब आय की गणना करते समय दोहरा लेखांकन उत्पन्न हो गया है, तो आय के अनुमानों से भ्रम पैदा होगा। यह ज्यादातर अंतिम उत्पाद के साथ-साथ मध्यवर्ती उत्पाद की गणना करते समय हुआ है। मध्यवर्ती सामान अंतिम उत्पाद के हिस्से हैं। किसी वस्तु या सेवा को एक से अधिक बार शामिल करने की संभावना हर समय होती है, जहां आय अनुमानों की गणना करते समय केवल अंतिम माल की गणना की जाती है। इससे दोहरी गणना की समस्या उत्पन्न होती है और यही आय के अधिक आकलन का कारण बन जाता है। यह तब हो सकता है जब आपने इन्वेंट्री आइटम के लिए मिलान वाली प्रविष्टियां डाली हों, एक ही कर्मचारी के लिए दोगुने वेतन का दस्तावेजीकरण किया हो, या एक ही डीलर को 2 चालान का भुगतान किया हो। ये गलतियाँ आपको गलत वित्तीय विवरणों की रिपोर्ट करने के लिए प्रेरित कर सकती हैं। यदि आप किसी ग्राहक से डुप्लीकेट भुगतान की वसूली नहीं कर पाते हैं तो आपको नकद की हानि भी हो सकती है।

डबल काउंटिंग क्या है?

यह एक गलती है जब कोई व्यक्ति एक बही में दो बार जानकारी दर्ज करता है। यह व्यवसाय के कई विभागों को प्रभावित कर सकता है- मूल रूप से कोई भी समूह जिसके पास बड़ी मात्रा में नाजुक जानकारी को संभालने की जिम्मेदारी होती है।

डबल-काउंटिंग के कारण होने वाले मुद्दों के परिणामस्वरूप निगम अपना कुछ मूल्य खो सकता है। बहुत सी परिस्थितियों में, यदि गलत तरीके से किया जाता है, तो संभावित दंड के साथ यह एक मजबूत अतिरिक्त मूल्य दे सकता है।

दोहरी गणना के कुछ उदाहरण इस प्रकार हैं।

इन्वेंट्री मात्रा को दो गुना रिकॉर्ड करना

डबल काउंटिंग तब हो सकती है जब असेसमेंट या वित्तीय रिपोर्टिंग के दौरान इन्वेंट्री राशि दो बार डाली जाती है। ऐसा करने से किसी फर्म का मूल्य जानबूझकर नहीं बढ़ सकता है। फर्म बैलेंस शीट पर एक बड़ी इन्वेंट्री की रिपोर्ट कर सकती है और साथ ही उसके पास मौजूद मौजूदा परिसंपत्तियों की संख्या में वृद्धि कर सकती है।

ऐसी परिस्थितियों में, फर्म के पास अपने वित्तीय वक्तव्यों में अत्यधिक उच्च वर्तमान संपत्ति हो सकती है। फर्म सबसे कम टर्नओवर की रिपोर्ट करेगी क्योंकि यह गलत तरीके से अतिरिक्त इन्वेंट्री की रिपोर्ट करती है जो उसके पास है।

दो बार बिक्री की रिपोर्ट करना

फर्मों को इसी तरह डबल-काउंटिंग बिक्री मिल सकती है। यह जानबूझकर या गलती से हो सकता है। एक फर्म के शुद्ध लाभ को बढ़ाने के लिए बिक्री को बैलेंस शीट पर दो बार प्रलेखित किया जा सकता है। एक ऑडिट आम ​​तौर पर एक बिक्री रिकॉर्ड का पता लगाएगा जिसे डबल-काउंट किया गया है।

दो बार चालान और श्रमिकों का भुगतान

डबल काउंटिंग भी तब हो सकती है जब कर्मचारी के वेतन या चालान का दो बार भुगतान किया जाता है। एक कर्मचारी के लिए पेरोल फॉर्म को 2 अलग-अलग मानव संसाधन कर्मियों द्वारा प्रबंधित किया जा सकता है। या दूसरा, मिलान चालान एक लेखाकार द्वारा भेजा गया था जो चालान के साथ-साथ पीओ की उच्च मात्रा से निपट रहा था। a . का उपयोग करना एक अच्छा विचार है पेस्टब जनरेटर कर्मचारियों के लिए पे स्टब्स बनाने के लिए।

यह फर्म और उसके बाहर दोनों में एक जटिल स्थिति उत्पन्न कर सकता है। अंदर, फर्म को श्रमिकों या विक्रेताओं के साथ आकस्मिक भुगतान का निपटान करना होगा। बाहर, गलत दोहरे भुगतानों को कवर करने वाली वित्तीय रिपोर्टें फर्म की तुलना में कम मूल्यवान दिखेंगी।

यदि फर्म अतिरिक्त भुगतानों की वसूली नहीं कर सकती है, तो वह ऑपरेशन के मूल्य को खो देती है। कर्मचारी जो अपने राजस्व की रिपोर्ट a . पर करते हैं 1099 पर्चा स्वतंत्र ठेकेदार कहलाते हैं। आप बस 1099 स्वतंत्र ठेकेदार को भुगतान करें जो आपने उसे भुगतान करने का निर्णय लिया है।

आपके वित्त पर दोहरी गणना का क्या परिणाम हो सकता है?

डबल काउंटिंग, चाहे गलती से या गलत तरीके से की गई हो, बहुत सारे पैसे की हानि हो सकती है और ऑडिट रिपोर्ट के साथ समस्या हो सकती है। दोहरी गिनती के कई गंभीर मामले किसी व्यवसाय की प्रतिष्ठा को भी प्रभावित कर सकते हैं।

यह संभवत: तब होता है जब बुककीपर एक हार्ड लेज़र के माध्यम से काम कर रहे होते हैं या एक समान उत्पाद या सेवा के लिए चालान के भार से निपटते हैं। यह अतिरिक्त रूप से कंपाउंड किया जा सकता है यदि बहुत सारे बिक्री रिकॉर्ड में समान राशि हो। दोहरी गिनती की गलतियाँ जो पकड़ में नहीं आती हैं, एक फर्म के लिए बहुत सारा पैसा खोने का कारण बन सकती हैं।

डबल-काउंट किए गए बिक्री रिकॉर्ड, साथ ही इन्वेंट्री प्रविष्टियां, इसी तरह धोखे के दावों को जन्म दे सकती हैं। यदि कोई फर्म मुनाफे की रिपोर्ट कर रही है, जबकि वास्तव में वह घाटे में बढ़ रही है, तो वित्तीय विवरणों को प्रभावित करने के लिए इसका निरीक्षण किया जा सकता है।

दोहरी गिनती से कैसे बचें?

यदि कंपनियां अपने बहीखाता पद्धति को विनियमित करती हैं तो इससे बचा जा सकता है। दोहरी-गिनती की बहुत सी गलतियाँ a . के परिणामस्वरूप होती हैं मानवीय भूल. सही प्रलेखन के साथ-साथ लेखांकन प्रक्रियाओं के साथ, इन गलतियों को न्यूनतम तक सीमित किया जा सकता है।

 - सूचना दर्ज करते समय कर्मचारियों को सावधान रहने के लिए प्रशिक्षित करें

लेखा कार्यबल और अन्य कर्मियों को प्रत्येक बिक्री रिकॉर्ड के साथ-साथ उनके द्वारा बनाए गए स्टॉक डेटा को दोबारा जांचने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। इससे उन्हें यह देखने में मदद मिलेगी कि क्या किसी अन्य कार्यबल ने पहले वह काम किया है जो वे करने वाले हैं, साथ ही साथ अपने काम की नकल करने से बचें।

इनवॉइस राशियों के साथ-साथ भाग संख्याओं को उचित रूप से दर्ज करने के लिए मध्य अधिकारियों से स्थिर अनुस्मारक भी लिखित रूप में और मौखिक रूप से दोनों मानक होने चाहिए। कार्यपालकों को दोहरी गणना की गलतियों को इंगित करना चाहिए ताकि कार्यकर्ता यह समझ सकें कि किस प्रकार की जानकारी को दोहरी गणना के लिए सबसे अधिक निपटाया जाता है।

 - अपने ग्राहक संपर्क जानकारी को साफ करें

कभी-कभी डबल-काउंटिंग त्रुटियाँ तब होती हैं जब कोई विक्रेता कई पतों या संपर्क जानकारी का उपयोग करता है। यह उन परिस्थितियों को जन्म दे सकता है जहां आप अनजाने में एक समान चालान की दो से तीन प्रतियां समान विक्रेता को भेजते हैं।

जिस जानकारी की आपको आवश्यकता नहीं है, उससे छुटकारा पाने के लिए अपने विक्रेता संपर्क जानकारी की बार-बार समीक्षा करना अच्छा होता है। विक्रेता के संपर्क व्यक्ति को यह जांचने के लिए कॉल करना भी अच्छा अभ्यास हो सकता है कि आपके पास फ़ाइल में मौजूद जानकारी सही है या नहीं।

 - अपने बिक्री रिकॉर्ड को प्रबंधित करने के लिए एक पीसी- या वेब-आधारित खाता देय प्रणाली स्थापित करें

डबल-काउंट किए गए बिक्री रिकॉर्ड, साथ ही चालान जानकारी को रोकने का एक शानदार तरीका एक ईआरपी सिस्टम स्थापित करना है जो आपके सभी बिक्री डेटा का रिकॉर्ड रखता है। यह प्रणाली आपको प्रत्येक विक्रेता या ग्राहक के लिए आवंटित एक सटीक कोड के साथ एक मास्टर फ़ाइल रिकॉर्ड बनाने की अनुमति देती है। प्रत्येक रिकॉर्ड में बैंक विवरण, संपर्क जानकारी, साथ ही सभी लेनदेन का रिकॉर्ड शामिल हो सकता है जिसे वित्त टीम में कोई भी एक्सेस कर सकता है।